แชร์ จุดเด่นระบบ Time Attendance ที่องค์กรต้องรู้ก่อนใช้งาน

ระบบลงเวลาเข้า-ออกของพนักงาน (Time Attendance System) คือ ระบบที่ใช้สำหรับบันทึกเวลาทำงานของพนักงาน เช่น เวลาเข้างาน เวลาออกงาน เวลาพัก และเวลาทำงานล่วงเวลา (OT) โดย สามารถลงเวลาได้หลายรูปแบบ

เช่น สแกนลายนิ้วมือ สแกนใบหน้า ใช้บัตรพนักงาน หรือลงเวลาออนไลน์แบบ Real-Time ผ่านมือถือสำหรับพนักงานนอกสถานที่ ซึ่งข้อมูลที่ได้ จะถูกเก็บในระบบแบบดิจิทัล ช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย และแม่นยำ ซึ่งจุดเด่นของระบบ Time Attendance มีดังนี้

• ไม่ต้องไปที่จุดลงเวลาเพียงจุดเดียว

โดยปกติพนักงาน ต้องเดินทางไปยังจุดสแกนนิ้ว ตอกบัตร หรือเซ็นชื่อก่อนเริ่มงาน ซึ่งในช่วงเวลาเร่งด่วน อาจเกิดปัญหาคนต่อคิวยาว จนส่งผลต่อเวลาการเข้างานได้

แต่ระบบ Time Attendance บนโทรศัพท์มือถือ ช่วยให้พนักงานสามารถลงเวลาได้จากทุกที่ ภายในพื้นที่ที่องค์กรกำหนด ไม่ว่าจะเป็น สำนักงานใหญ่ สาขา ไซต์งาน หรือสถานที่ปฏิบัติงานภายนอก ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน และลดความแออัดบริเวณจุดลงเวลา

• ลงทุนต่ำ แต่ประสิทธิภาพสูง

การติดตั้งเครื่องลงเวลาแบบเดิม มักมีค่าใช้จ่ายทั้งค่าอุปกรณ์ ค่าติดตั้ง และค่าบำรุงรักษาในระยะยาว ในขณะที่ระบบเช็กอินผ่านมือถือส่วนใหญ่ อยู่ในรูปแบบ Subscription รายเดือน หรือรายปี ทำให้องค์กรสามารถบริหารต้นทุนได้ง่ายกว่า

• จัดเก็บข้อมูลเป็นระบบ

ฝ่าย HR หลายคน คงเคยเจอสถานการณ์นั่งรวบรวมข้อมูลเข้างาน จากหลายแหล่ง ทั้งไฟล์ Excel รายงานจากเครื่องลงเวลา หรือข้อมูลจากการแจ้งงาน ผ่านไลน์กลุ่ม

ในขณะที่ระบบเช็กอินผ่านมือถือ ช่วยรวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้บน Cloud แบบศูนย์กลาง ทำให้สามารถตรวจสอบประวัติการลงเวลา สรุปชั่วโมงการทำงาน และจัดทำรายงานได้รวดเร็ว

• ป้องกันการลงเวลาแทนกัน

หนึ่งในปัญหาที่หลายองค์กรพบ คือ การฝากเพื่อนสแกนนิ้ว หรือลงเวลาแทนกัน ซึ่งส่งผลต่อความถูกต้องของข้อมูลการทำงาน ระบบเช็กอินผ่านมือถือในปัจจุบัน มักมาพร้อมเทคโนโลยีระบุตำแหน่ง (GPS) การถ่ายภาพยืนยันตัวตน หรือการสแกนใบหน้า ทำให้สามารถตรวจสอบผู้ลงเวลาได้ถูกต้อง

• ตรวจสอบข้อมูลได้แบบเรียลไทม์

หัวหน้างาน สามารถตรวจสอบ สถานะการเข้างานของพนักงานได้ทันที โดยไม่ต้องรอรายงานสรุปสิ้นวัน หรือสิ้นเดือน หากมีพนักงานขาดงาน มาสาย หรือทำงานนอกสถานที่ ก็สามารถติดตามข้อมูลระบบเช็กอินเข้างานได้แบบเรียลไทม์

• เชื่อมต่อระบบ HR และเงินเดือน

ระบบเช็กอินผ่านมือถือหลายแพลตฟอร์ม สามารถเชื่อมต่อกับระบบ HR และ Payroll ได้โดยตรง ทำให้ข้อมูลเวลาทำงาน วันลา การทำงานล่วงเวลา (OT) และวันขาดงาน ถูกนำไปคำนวณเงินเดือนได้อัตโนมัติ นอกจากจะช่วยลดภาระงานเอกสารแล้ว ยังช่วยลดข้อผิดพลาด ในการคำนวณค่าจ้าง

หากองค์กรของคุณ กำลังมองหาระบบลงเวลาเข้า-ออกของพนักงาน (Time Attendance System) ที่ใช้งานง่าย ครอบคลุมทั้งการสแกนนิ้ว การสแกนใบหน้า และการลงเวลาผ่านมือถือ “Cloud-TA” คือ โซลูชันที่ช่วยให้การจัดการเวลาทำงาน ขององค์กรคุณเป็นเรื่องง่าย และเป็นระบบมากขึ้น

โดยข้อมูลของคุณจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย บนคลาวด์ของ Microsoft Azure ทำให้องค์กรตรวจสอบ และบริหารจัดการได้จากทุกที่ ลดความเสี่ยงด้านข้อพิพาทแรงงาน และเพิ่มความมั่นใจในการบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างมืออาชีพ

ขอบคุณข้อมูลจาก https://cloud-ta.com/